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 | 1 año antes del evento (volver arriba) |
 | Definir el responsable del evento |
| Determinar el objetivo del evento |
| Audiencia meta (conseguir bases de datos por medio de cámaras o asociaciones, sección amarilla, CAINTRA, Bancomext, CANACO, etc.) |
| Realizar reuniones con posibles organizadores de eventos, para su elección; ya teniendo un experto, entonces: |
| | | Realizar plan preliminar | | Establecer el presupuesto | | Seleccionar el recinto |
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 | 9 meses antes del evento (volver arriba) |
| Establecer comités responsables |
| Elaborar programa de conferencias |
| Elaborar programa social o de acompañantes |
| Bloquear y negociar habitaciones de hotel (crear situación ganar-ganar) |
| Buscar patrocinadores |
| Definir la imagen para la promoción del evento |
| Realizar la estrategia de promoción para el evento: correo directo, página de Internet, prensa, TV, revistas especializadas, etc. |
| 1er envío de promoción a la base de datos |
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 | 6 meses antes del evento (volver arriba) |
| Continuar con la promoción del evento |
| Identificar y cotizar proveedores: equipo audiovisual, registro, edecanes, etc. |
| Presentación del evento a medios de comunicación |
| Presentaciones del evento a patrocinadores |
| Confirmar conferencistas |
| Iniciar cierre de venta de stands |
| Verificar presupuesto del evento |
| Elaborar plan de transporte y hospedaje |
| Revisar el programa académico preliminar en base a confirmaciones de ponentes |
| 2do envío de información a la base de datos (en caso de haber nueva) |
| Inicio de pre-registro |
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 | 3 meses antes del evento (volver arriba) |
| Revisar la logística del evento |
| 3er envío de información a la base de datos (en caso de haber nueva) |
| Redefinir necesidades y ajustar presupuesto |
| Monitorear registro |
| Impresión de programa académico definitivo |
| Planeación y programación del servicio de alimentos y bebidas |
| Confirmar equipo de audio y video, así como demás proveedores |
| Afinar detalles del programa social y de acompañantes |
| Entrega de manual del expositor |
| Continúa pre-registro y ajuste de presupuesto |
| Revisar protocolo para ceremonias de inauguración, clausura y eventos sociales |
| Definir e invitar personalidades especiales |
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 | 1 mes antes del evento (volver arriba) |
| Confirmar contratos de servicios: hospedaje, alimentos y bebidas, transportación, etc. |
| Prueba y confirmación de menús |
| Primeras reuniones con proveedores |
| Imprimir pre-registros |
| Ordenar impresos diversos como señalizaciones, mantas de bienvenida, etc. |
| Preparar paquetes con información para los participantes registrados |
| Ajustar garantías de proveedores conforme a las nuevas necesidades del evento |
| Junta inicial con recinto y proveedores para ver logística general del evento, montajes, políticas, etc. |
| Cierre de contratos con proveedores para pago de anticipos |
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 | 1 semana antes del evento (volver arriba) |
| Reunión de revisión de logística a detalle con proveedores y comités del evento: |
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| Horarios de montajes y desmontajes |
| Eventos sociales |
| Vigilancia |
| Limpieza |
| Señalización |
| Recepción |
| Sala VIP |
| Revisar equipo audiovisual |
| Requerimientos de inauguración |
| Confirmación de invitados a inauguración |
| Reconocimientos |
| Alimentos y bebidas |
| Pre-registro y registro |
| Programa de acompañantes |
| Confirmación del programa académico |
| Confirmación de ponentes |
| Otros |
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| Cerrar cuentas con proveedores ya con un número final de participantes |
| Reunir memorias del evento |
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 | 1 día antes del evento (volver arriba) |
| Ultima revisión completa de logística |
| Verificar montaje del evento: |
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| Registro |
| Sala VIP |
| Salas organizadores |
| Alimentos y bebidas |
| Salones |
| Equipo de sonido y audiovisual |
| Sala de prensa |
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| Re-confirmar asistencia de invitados especiales |
| Pruebas de equipo de sonido y audiovisual |
| Elaboración de personalizadores |
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 | Inauguración del evento (volver arriba) |
| Ensayo de presentaciones y maestro de ceremonias (4 horas antes del inicio del evento) |
| Verificar logística de protocolo en presidium |
| Verificar calidad en los alimentos |
| Colocar personalizadores para presidium |
| Preparar material para corte de listón (tijeras y charola) |
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 | Al término del evento (volver arriba) |
| Enviar agradecimientos a los patrocinadores y personalidades |
| Liquidar últimos pagos a proveedores |
| Realizar una encuesta tanto al participante como al proveedor para detectar áreas de oportunidad |
| Hacer una rueda de prensa con los logros obtenidos |
| Entregar memorias y reconocimientos del evento a los participantes |
| En caso de contar con un portal de internet, se sugiere incluir las memorias y conferencias on-line para su consulta por parte de los asistentes |
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